To hasło roku 2021, który został ogłoszony rokiem Stanisława Lema. Przyszłość zarówno najbliższa jak i ta odległa jest dla nas niewiadomą, jednak nauczeni doświadczeniem minionych, trudnych miesięcy możemy być pewni, że technologia stwarza nowe możliwości dla pracowników i przedsiębiorstw.
Robotyzacja procesów biznesowych (robotic process automation)
Robotyzacja fanom fantastyki może kojarzyć się z futurystyczną wizją opisywaną przez Lema. Przewidział on rozwój sztucznej inteligencji i robotów które zastępują człowieka, jednak robotyzacja jaką znamy i którą coraz częściej wykorzystujemy jest przyjazna i prosta. Polega na wdrożeniu w szeregi przedsiębiorstwa specjalistycznego oprogramowania, które pozwala zautomatyzować wiele monotonnych i powtarzalnych zadań, niosąc ze sobą wiele korzyści dla firm i ich pracowników.
Przedsiębiorstwo = człowiek
Głównym założeniem przedsiębiorstwa jest prowadzenie działalności zorientowanej na zysk. Aby to osiągnąć firmy poszukują rozwiązań które usprawniają pracę a tym samym pozwalają zdobyć przewagę konkurencyjną na rynku. Nowoczesne firmy dużą część działań, koncentrują na własnym rozwoju. Jest to czynnik który odgrywa kluczową rolę w osiąganiu założonego celu jakim jest zysk. Można więc wysnuć tezę, że do osiągania zysków niezbędny jest rozwój.
Do osiągania zysków niezbędny jest rozwój
Abraham Maslow stworzył tzw. „piramidę potrzeb”, na jej szczycie umiejscowił potrzebę samorealizacji, która polega na samodoskonaleniu, zdobywaniu nowej wiedzy i doświadczeń, na rozwoju osobistym oraz doskonaleniu otaczającego nas świata. Zestawiając zatem człowieka i przedsiębiorstwo można łatwo zauważyć, że mają zbieżne cele. Ich najwyższymi potrzebami jest dążenie do rozwoju.
Kapitał ludzki najistotniejszym elementem w organizacji
Przedsiębiorstwa tworzą ludzie. Aby firma mogła rozwijać się, musi rozwijać się człowiek, jest to oczywista zależność. Wiemy o tej korelacji jednak często nie korzystamy z tej wiedzy, traktując rozwój kapitału ludzkiego jako ekstrawagancje czy „ekstra dodatek” niekoniecznie potrzebny w codziennym funkcjonowaniu firmy. Obecnie przedsiębiorstwa zatrudniają duże ilości pracowników do prostych powtarzalnych zadań które uniemożliwiają rozwój kapitału ludzkiego. Oczywiste jest, że wykonywanie stałych zadań jest niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa jednak takie działania w bezpośredni sposób przekładają się na brak satysfakcji z wykonywanej pracy. Rutyna i duża ilość prostych ale nudnych czynności wykonywanych każdego dnia nie pozwala wykorzystać potencjału pracowników. Uniemożliwia to rozwój przedsiębiorstwa utrzymując firmę na stałym poziomie. W efekcie końcowym korzystanie z tradycyjnych utartych dotychczas schematów powoduje, że ustępujemy pola konkurencji, która łączy potencjał technologiczny z kapitałem ludzkim tworząc synergie działania między człowiekiem a technologią. Podejście takie było skuteczne w poprzedniej dekadzie, obecnie można je porównać do startu w wyścigu F1. Posiadając auto Freda Flintstona, mimo że jest sprawdzone, trwałe, niezawodne i tak zostajemy daleko w tyle za nowoczesnymi bolidami.
Co zatem można zrobić aby zapewnić rozwój przedsiębiorstwa?
– Wykorzystać możliwości jakie daje nowa technologia. Nie marnujmy potencjału naszych zespołów do wykonywania prostych, powtarzalnych czynności. Te rutynowe działania możemy spokojnie powierzyć sztucznej inteligencji a naszych pracowników wykorzystajmy do kreatywnych, trudniejszych i ambitniejszych działań.
Zastosowanie w organizacji technologii RPA.
RPA czyli Robotic Process Automation, to technologia która umożliwia przeniesienie powtarzalnych zadań z człowieka na bota. Technologia odwzorowuje na poziomie interfejsu użytkownika (GUI) działania człowieka. Działanie na poziomie interfejsu niweluje między innymi problem integracji starszych systemów z nowszymi, wynikający z pisania dodatkowych kosztowych aplikacji, które mają łączyć ze sobą te systemy i ich efektywne funkcjonowanie.
Roboty same w sobie nie mylą się, w związku z czym nie ma mowy o tym, że proces, który został dobrze rozpisany zostanie błędnie wykonany przez robota. Dodatkowo szybkość pracy robota jest nie do osiągniecia przez człowieka co w znaczący sposób skraca czas realizacji zadań. Co kluczowe to roboty dzięki swojej niezawodności znacząco mogą odciążyć całe zespoły, umożliwiając wzrost rozwoju zawodowego pracowników, a tym samym w dużym stopniu przyczyniają do wzrost zdolności operacyjnej całej organizacji.
Gdzie można zastosować technologię RPA ?
Spektrum rodzaju prowadzonych działań, w których można zastosować technologię RPA jest ogromny. Od księgowości przez instytucje publiczne, aż po branże IT, co więcej dzięki ciągłemu rozwoju tej technologii można stwierdzić, że obecnie nie ma branży, w której taka technologia nie sprawdziła by się.
Przykładem mogą być instytucje publiczne a dokładniej urzędy miast. W każdym z takich urzędów znajduje się olbrzymia ilość czynności/procesów wymagających wprowadzania/przepisywania danych przez urzędników z plików PDF, dokumentów papierowych do różnego rodzaju systemów ERP czy pilików excel. Tego typu procesy są długotrwałe i monotonne a jednocześnie obarczone wysokim ryzykiem popełnienia przez urzędnika pomyłki wynikającej np. z przemęczenia ciągłym czytaniem tekstu, rozproszenia itd. Do takich procesów możemy z powodzeniem wykorzystać robota, który odczyta wszystkie niezbędne dane z plików PDF/txt/excel i zapisze je w odpowiednim systemie, a gdy będzie trzeba wyśle wiadomość do zainteresowanych osób z informacją, że dane zostały już wprowadzone. Co ważne podczas wykonywania procesu nasz robot nie męczy się, nie robi przerw ani się nie myli. Prędkość wykonywania procesu jest niebotycznie szybsza w porównaniu do ludzkiej pracy. Można śmiało stwierdzić że ilość danych, którą człowiek wprowadza przez miesiąc, robot wprowadzi w ciągu jednego dnia.
Innym przykładem są biura rachunkowe które prowadzą rozliczenia podatkowe swoich klientów z urzędem skarbowym. Ich zadaniem jest wprowadzenie wszystkich faktur, tych kosztowych jak i przychodowych, obliczenie poziomu amortyzacji środków trwałych, wysokości podatku PIT, CIT, VAT w ściśle określonym terminie. Do 20 każdego miesiąca w przypadku PIT i 25 w przypadku VAT a przecież klient może dosłać faktury z opóźnieniem. Zaczyna się wyścig z czasem. Te wszystkie powtarzalne, schematyczne zadania może wykonać za nas robot, zrobi to szybko i bezbłędnie. Jest dostępny 24/7, nie odczuwa stresu i presji czasu. Często okazuje się, że jest niezawodnym ogniwem doskonale uzupełniającym zespół pracowników.
„Bo wczorajsza niezwykłość staje się dzisiejszym banałem, a dzisiejsza skrajność jutrzejszą normą” (Stanisław Lem).
Technologia RPA jest dostępna na rynku od kilku lat i ciągle się rozwija. Ogromna ilość firm zarówno małych jak i dużych korzysta z jej możliwości w celu zwiększenia swojej wydajności i konkurencyjności na rynku. Miniony rok pokazał nam jak wielką niewiadomą jest przyszłość. Czas lockdawnu to czas przeorganizowania się wielu firm, zmiany kierunku działania i zejścia z tzw. utartych szlaków. Technologia RPA okazała się sprzymierzeńcem dla wielu firm które chciały utrzymać swoją pozycję na rynku. Trend ten już się nie odwróci. Technologia RPA staje się naturalnym środowiskiem funkcjonowania biznesu ponieważ służy człowiekowi i pozwala aby ten się rozwijał.
