INFORMACJA W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ UNIMA 2000 SYSTEMY TELEINFORMATYCZNE S.A.

Mając na uwadze zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. (zwaną Unima 2000, Spółka) realizuje ciągły proces doskonalenia zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zarówno w ramach systemów informatycznych, rozwiązań organizacyjnych, jak i bezpieczeństwa fizycznego.

 Stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępy do posiadanych informacji, tak aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Administratorem danych osobowych zgromadzonych w systemach informatycznych i poza tymi systemami jest Spółka UNIMA 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. z siedzibą w Krakowie (31-866) przy ul. Skarżyńskiego 14, zarejestrowana przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, numer KRS 0000218370 Kapitał Zakładowy w kwocie 2 735 500 złotych opłacony w całości.

Spółka informuje wszystkich swoich partnerów biznesowych, przedstawicieli partnerów biznesowych (niezależnie od formy prawnej firmy) realizującej szeroko pojętą współpracę i inne osoby, które w świetle obowiązujących przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR) są osobami fizycznymi o celach, zakresach, kryteriach czasie przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących im prawach. Informacja  ma zastosowanie do danych otrzymywanych w zakresie prowadzonych działań zakupowych, sprzedażowych, marketingowych. Ponadto informacja dotyczy przetwarzania danych osobowych zarejestrowany przez system monitoringu wizyjnego zainstalowanego w budynku siedziby Spółki.

Zapytania oraz żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo kierować:                                                                    listownie na adres: Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. ul. Skarżyńskiego 14, 31-866 Kraków
telefonicznie: +48 12 2980 511
e-mailowo: kontakt@unima2000.pl

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych :
e-mailowo: iod@unima2000.pl, telefon: +48 12 2980 511

ZAKRESY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DLA POSZCZEGÓLNYCH GRUP LUB/I RODZAJÓW PRZETWARZAŃ
(kliknij aby rozwinąć)

INFORMACJA O CELACH, OKRESACH, PODSTAWIE  PRZETWARZANIA DANYCH

Twoje dane osobowe będą wykorzystanie do:

  • przygotowania, zawarcia i wykonywania umów (art. 6.1.B RODO) w zakresie świadczonych przez Ciebie na rzecz Unima2000 usług i/lub innych świadczeń umownych;
  • wykonywania podstawowych obowiązków Unima2000 (art. 6.1.C RODO), w szczególności w zakresie realizacji obowiązków związanych z:
    1. dokonaniem rozliczeń określonych w łączących nas umowach i innych zobowiązań i należności,
    2. prowadzeniem ksiąg rachunkowych Unima 2000 oraz innych obowiązków wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości, podatku Vat, sprawozdawczości finansowej,
    3. bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowalnych oraz współdziałania uczestników procesu budowalnego w procesie przygotowania i realizacji budowy stanowiącej przedmiot współpracy;

 

przez czas niezbędny do realizacji ustawowych obowiązków Unima 2000, w tym do upływu terminu przedawnienia  zobowiązań podatkowych do okresu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do upływu terminów w zakreślonych przepisami prawa lub zapisami umownymi zawartymi pomiędzy stronami. Przy czym obowiązywać będzie okres najdłuższy.

W tych przypadkach podanie danych osobowych  jest obowiązkiem umownym, a ich niepodanie będzie skutkować brakiem możliwości realizacji współpracy.

 

Ponadto, Twoje dane będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Unima2000 (art.6.1.F RODO) polegającego na zapewnienie płynności prowadzenia działalności gospodarczej i realizowaną pomiędzy Nami współpracą,  w następujących celach:

  • podtrzymywania z relacji biznesowych, w tym prowadzenia  rozmów, korespondencji i/lub innych form kontaktu biznesowego Twoim udziałem;
  • realizacja działań marketingu bezpośredniego, w tym umocnienie wzajemnych relacji biznesowej, promocja produktów i usług – organizacji konferencji, szkoleń i innych aktywności,
  • prowadzenia działalności operacyjnej Unima 2000, w tym statystyk i raportowania,
  • związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa informatycznego, w zakresie monitorowania komunikacji elektronicznej przesyłanej na adresy w domenie @unima2000.pl;
  • ewentualne ustalenia, dochodzenia lub obrona przed roszczeniami, w tym na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,

 

Dane będą przetwarzana do czasu skutecznie wniesionego sprzeciwu* lub do  czasu wygaśnięcia roszczeń z tytułu umowy (nie dłużej niż 10 lat od daty zakończenia współpracy Unima 2000 lub do  czasu przedawnienia roszczeń  z tytułu umowy chyba, że postanowienia umowne bądź obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej),  przy czym należy wybrać okres dłuższy.

*wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu jest możliwe chyba, że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Twoich danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub Twoje dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

 

INFORMACJA O ODBIORCACH DANYCH / KATEGORIACH ODBIORCÓW DANYCH

 

Twoje dane osobowe mogą być przekazane podmiotom z Grupy Unima 2000 i  innym podmiotom uczestniczących w zakresie niezbędnym do zachowania płynności współpracy w ramach realizowanego projektu/zlecenia. Ponadto podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji umowy wsparcia organizacyjnego,  technicznego, w tym firmom informatycznym, prawnym, pocztowym, kurierskim oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Dodatkowo w przypadku  wyrażenia woli udziału w konferencjach, szkoleniach, webinariach oraz rozmowach handlowych  realizowanych online (w przypadku ich rejestrowania) właścicielom platform wideokonferencyjnych.  W przypadku udziału
w wydarzeniach stacjonarnych dane mogą być udostępnione hotelom  i innym podmiotom mających bezpośredni udział
w organizacji wydarzenia.

 

Dane osobowe zostały nam udostępnione przez naszych partnerów biznesowych w ramach realizowanych kontraktów lub zawartych porozumień, gdzie Pan/Pani jest pracownikiem lub przedstawicielem.

Zakres przetwarzanych danych osobowych zależny jest od rodzaju realizowanej współpracy. Podstawowe dane osobowe obejmują w szczególności dane kontaktowe takie jak imię, nazwisko, stanowisko, nazwa i adres partnera biznesowego, numer telefonu, adres e-mail. Ponadto przetwarzaniu mogą podlegać dane zawarte w posiadanych dokumentach potwierdzających uprawnienia i/lub doświadczenie zawodowe oraz zachowanie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy i medycyny pracy.

Twoje dane będą przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Unima2000 (art.6.1.F RODO) polegającego na zapewnienie płynności prowadzenia działalności gospodarczej i realizowaną z firmą, której jestem pracownikiem lub przedstawicielem  w następujących celach:

  • wykonywanie praw i obowiązków wynikających umowy, w tym poprzez prowadzenia rozmów, korespondencji i/lub innych form kontaktu biznesowego z wykorzystaniem Twoich danych osobowych;
  • ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, w tym na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,
  • archiwalnych (dowodowych) w zakresie m.in. rachunkowym, księgowym, podatkowym i innych, związanym z wykonywaniem obowiązków prawnych UNIMA 2000,
  • prowadzenia działalności operacyjnej Unima 2000, w tym statystyk i raportowania,
  • realizacja działań marketingu bezpośredniego, w tym umocnienie wzajemnych relacji biznesowej, promocja produktów i usług – organizacji konferencji, szkoleń i innych aktywności,
  • ewentualne ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami, w tym na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,

 

Dane będą przetwarzana do czasu skutecznie wniesionego sprzeciwu* lub do  czasu wygaśnięcia roszczeń z tytułu umowy (nie dłużej niż 10 lat od daty zakończenia współpracy Unima 2000 lub do  czasu przedawnienia roszczeń  z tytułu umowy chyba, że postanowienia umowne bądź obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej),  przy czym należy wybrać okres dłuższy.

*wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu jest możliwe chyba, że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Twoich danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub Twoje dane będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

——————————————————-

W przypadku Twojego aktywnego udziału w realizacji projektów wymagających udostępnienia Twoich danych obejmujących uprawnienia i/lub doświadczenie zawodowe oraz zaświadczenia o odbytych szkoleniach BHP i zdolności do pracy wydanego przez lekarza medycyny pracy Twoje dane będę przetwarzane w celu:

  • wykonywania podstawowych obowiązków Unima2000 (art. 6.1.C RODO w zakresie realizacji obowiązków związanych z bezpieczeństwa i higieny pracy podczas wykonywania robót budowalnych oraz współdziałania uczestników procesu budowalnego w procesie przygotowania i realizacji budowy stanowiącej przedmiot współpracy

 

przez okres nie dłuższy niż niezbędny do realizacji celów przetwarzania określonych powyżej i zostaną usunięte niezwłocznie po zakończeniu procesu budowlanego.

Twoje dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Unima 2000 polegającego na zapewnienie płynności w zakresie realizacji korespondencji  będą wykorzystanie do:

  • obsługi skierowanego przez Ciebie do nas zapytania i udzielenia na nie należytej odpowiedzi
  • przekazywanie informacji organizacyjnych związanych z udziałem konferencjach, szkoleniach i innych aktywnościach marketingowych realizowanych przez Unima 2000

Dane zostały przez Ciebie podane dobrowolnie, jednakże brak ich podania w konsekwencji uniemożliwi przekazanie Tobie odpowiedzi zwrotnej.

Dane będą przetwarzania do momentu wniesienia sprzeciwu, bez wpływu na legalność przetwarzania przed jego wniesieniem

Twoje dane osobowe mogą być przekazane podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji umowy wsparcia organizacyjnego,  technicznego, w tym firmom informatycznym, pocztowym, kurierskim oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

CEL PRZETWARZANIA: zapewnienia bezpieczeństwa przebywających na terenie Spółki i mienia Spółki

PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. F
niezbędność do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Unima 2000

OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : Do czasu zapełnienia dysku, jednakże nie dłużej niż przez okres 30 dni; usuwanie danych następuje poprzez nadpisanie. W uzasadnionych przypadkach (np. dla celów dowodowych) nagrania mogą być przechowywane przez okres dłuższy, jako zabezpieczony materiał, na potrzeby Prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających lub innych postępowań, w tym sądowych

Dane osobowe osób znajdujących się w zasięgu kamer monitoringu będą przekazywanie wyłącznie na wniosek podmiotu uprawnionego do uzyskania takich danych na podstawie przepisów prawa, w ramach prowadzonych postępowań przez Sąd, Prokuraturę, Policję, Straż Graniczną oraz Straż Gminną i Miejską.

Informacja uzupełniająca:

Na Pani/Pana wniosek jako osoby, której dane dotyczą Unima 2000 dostarczy kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu, o ile dostarczenie kopii nie będzie niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.

Na mocy art. 11 RODO, Unima 2000 nie prowadzi stałej identyfikacji osób rejestrowanych przez system monitoringu wizyjnego, a zatem w odniesieniu do przetwarzania wizerunku osoby, w celu skorzystania z przysługujących jej praw konieczne jest aby osoba, której dane dotyczą z wnioskiem dostarczyła dodatkowo informacje pozwalające ją zidentyfikować tak aby działanie to nie naruszało praw i wolności innych osób zarejestrowanych w systemie.

ŹRÓDŁA POZYSKIWANIA DANYCH I KATEGORIE DANYCH

Dane osobowe zawarte w zasobach Unima 2000 pochodzą:

  • bezpośrednio od osoby, której dane dotyczy gromadzone są poprzez informacje bezpośrednie, formularze elektroniczne, ankiety lub w innym sposób podczas konferencji, szkoleń,
  • z innych źródeł (za pośrednictwem innych osób lub rejestrów ogólnie dostępnych) od partnerów biznesowych w zakresie ich pracowników lub innego podmiotu, z którym ta osoba współpracuje.

Podstawowe dane osobowe obejmują w szczególności dane kontaktowe takie jak: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail.

PRAWA OSÓB W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Na każdym etapie przetwarzania przez UNIMA 2000 danych osobowych, mają Państwo prawo do:

  • dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
  • modyfikacji i poprawienia swoich danych,
  • ograniczenia zakresu przetwarzania, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania,
  • całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne,
  • wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody),
  • przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową,
  • wniesienie skargi, w przypadku niewłaściwego przetwarzania danych osobowych, do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw osobą, której dane dotyczą zobowiązania jest do złożenia wniosku o realizację swoich praw. Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany będzie indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych i wynikających z nich tytułów okresów przechowywania Państwa danych osobowych.

Państwa wniosek realizowany będzie bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania. Niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności, poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat. Niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować wniosku zostaniecie Państwo o tym fakcie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnione do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do określenia przez nas sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.

KONSEKWENCJE NIEPODANIA DANYCH

Dane zbierane w ramach działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych – podanie danych jest dobrowolne, jednak w przypadku niepodania danych nie będziemy mieli możliwości skontaktowania się w przyszłości.

Dane osób, które są stroną umowy/zamówienia – podanie danych wynika z obowiązków prawnych i jest warunkiem zawarcia/realizacji umowy.

Dane podane w formularzu kontaktowym – podanie danych jest dobrowolne, jednak ich nie podanie wskazanych jako wymagane ( zaznaczone *) skutkują brakiem możliwości wysłania formularza, a w konsekwencji brakiem uzyskania odpowiedzi na zadane pytanie, kontaktu ze strony Unima 2000, otrzymania informacji handlowych lub marketingowych.

Powyższe informacje realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej Polityce, zawsze w celu poprawy jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

USTAWA O PRZECIWDZIAŁANIU PRANIU PIENIĘDZY ORAZ FINANSOWANIU TERRORYZMU

Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. jako instytucja obowiązana przetwarza dane osobowe na potrzeby realizacji ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

WYCOFYWANIE ZGÓD MARKETINGOWYCH

Osobie której dane dotyczą przysługuje prawo wycofania udzielonych zgód marketingowych w każdym czasie poprzez kontakt z działem marketingu Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. (telefonicznie: 12 298 05 74 lub mailowo: marketing@unima2000.pl lub za pomocą formularza znajdującego się na stronie: Wycofanie zgód marketingowych.

Zapytania, jak i żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych w świetle przepisów RODO można kierować, również, bezpośrednio na adres: iod@unima2000.pl