Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Informacja w zakresie przetwarzania danych osobowych przez
Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A.

Mając na uwadze zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. (zwaną Unima 2000, Spółka) realizuje ciągły proces doskonalenia zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zarówno w ramach systemów informatycznych, rozwiązań organizacyjnych, jak i bezpieczeństwa fizycznego.

Stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Jako administrator danych osobowych zgromadzonych w systemach informatycznych i poza systemami Spółka Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A., Kraków (31-866) ul. Skarżyńskiego 14 informuje wszystkich naszych partnerów biznesowych, przedstawicieli partnerów biznesowych niezależnie od formy prawnej firmy realizującej szeroko pojętą współpracę i inne osoby, które w świetle obowiązujących przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR) są osobami fizycznymi o celach, zakresach, kryteriach i czasie przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących im prawach.

Zapytania, jak również żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych przez UNIMA 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. prosimy kierować zgodnie z podanymi poniżej danymi kontaktowymi:

Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A.
e-mail: kontakt@unima2000.pl, telefon: +48 12 298 05 00
e-mail: iod@unima2000.pl, telefon: +48 12 298 05 00

ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH DLA POSZCZEGÓLNYCH GRUP (kliknij aby rozwinąć)

PARTNERZY BIZNESOWI

Dane osobowe przetwarzamy w celu:

  • realizacji umowy lub współpracy,
  • realizacji obowiązków rozliczeniowych i archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa,
  • oceny wiarygodności płatniczej w związku z zawarciem i wykonaniem umowy lub wiążącej nas współpracy i realizowanych procesach windykacyjnych (o ile zajdzie taka potrzeba)
  • realizacji działań marketingu bezpośredniego,
  • ochrony osób i mienia (w przypadku wizyty bezpośredniej w siedzibie Unima 2000)

Dane przetwarzane w celu umowy lub współpracy na podstawie art. 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia RODO. Przetwarzanie danych w tym celu realizowane będzie do momentu rozwiązania łączącej nas umowy, rozliczenia wzajemnych zobowiązań oraz przez okres przedawnienia właściwy dla rodzaju zawartej umowy.

Dane przetwarzane będą również w celu realizacji przez Unima 2000 obowiązków rozliczeniowych i archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa na podstawie ustawy o rachunkowości. W tym przypadku okres przechowywania danych obejmuje 5 lat liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym dokumentacja taka została utworzona.

Dane, o ile zajdzie taka potrzeba, mogą być również przetwarzane w celu oceny wiarygodności płatniczej w związku z zawarciem i wykonaniem umowy lub wiążącej nas współpracy na podstawie art. 6 pkt 1 lit. f czyli przetwarzanie danych będzie traktowane jako niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionego interesu Unima 2000.

Okres przetwarzania danych w tym zakresie obejmuje okres do wygaśnięcia roszczeń z tytułu realizacji współpracy i okresu przedawnienia.

W związku z realizowaną współpracą handlową pomiędzy Unima 2000 a Pani/Panem jako Partnerem Biznesowym w celu budowania wzajemnych, pozytywnych relacji oraz promocji produktów i usług oferowanych przez Unima 2000 dane osobowe opisane powyżej mogą być wykorzystywane w zakresie marketingu bezpośredniego na podstawie przysługującego nam prawa wynikającego z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane będę przetwarzane do momentu wniesienia przez Pani/Pana sprzeciwu.

W przypadku bezpośredniego kontaktu w siedzibie Unima 2000 dane osobowe w zakresie wizerunku utrwalonego przez urządzenia monitoringu wizyjnego przetwarzamy w celu ochrony osób i mienia zgodnie z art. 6 pkt 1 lit. f RODO. Wszystkie zbierane w ten sposób dane przechowywane są maksymalnie przez okres jednego miesiąca lub do czasu zapisania dysku. Informujemy Państwa, że nagrania te mogą zostać przekazywane wyłącznie organom publicznym w ramach konkretnego postępowania. W ramach realizowanych świadczeń służby ochrony obiektu mają dostęp wyłącznie w zakresie podglądu obrazu, w czasie rzeczywistym na monitorach, na stanowisku Portiera.

W zakresie powyższych Pana/Pani danych odbiorcami zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 9 RODO mogą być:

  1. podmiotom realizującym wsparcie techniczne w zakresie obsługi informatycznej Unima 2000,
  2. podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji wsparcia organizacyjnego
  3. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
  4. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

PRZEDSTAWICIELE PARTNERÓW BIZNESOWYCH

Dane osobowe przedstawicieli partnerów biznesowych przetwarzamy w celu:

  • realizacji statutowych celów biznesowych Unima 2000,
  • realizacji działań marketingu bezpośredniego,
  • ochrony osób i mienia (w przypadku wizyty bezpośredniej w siedzibie Unima 2000)

Dane osobowe zostały nam udostępnione przez naszych Partnerów Biznesowych w ramach realizowanych kontraktów lub zawartych porozumień, gdzie Pan/Pani jest pracownikiem lub przedstawicielem. Przetwarzanie danych obejmuje imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, numery telefonów służbowych, służbowy adres e-mail, nazwę pracodawcy, adresu miejsca zatrudnienia.

Przetwarzanie danych osobowych realizowane jest w celu wykonania przez nas zobowiązań wynikających ze stosunku prawnego z podmiotem, którego jest Pan/Pani pracownikiem lub przedstawicielem.

Okres przechowywania Pana/Pani danych osobowych w tym celu realizowany będzie do momentu zakończenia, rozliczenia i upływu okresu przedawnienia dotyczącego współpracy Unima 2000 z podmiotem, którego jest Pan/Pani pracownikiem lub przedstawicielem lub do momentu wniesienia przez Pani/Pana sprzeciwu i uznania przez nas jego zasadności. W tym przypadku podstawą prawną przetwarzania ww. danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO czyli prawnie uzasadniony interes, polegający na realizacji łączących nas umów i stosunków prawnych z podmiotem, którego jesteś pracownikiem lub przedstawicielem.

W związku z realizowaną współpracą handlową pomiędzy Unima 2000 a Partnerem Biznesowym (podmiotem, którego jest Pani/Pana przedstawicielem) w celu budowania wzajemnych, pozytywnych relacji oraz promocji produktów i usług oferowanych przez Unima 2000 dane osobowe opisane powyżej mogą być wykorzystywane w zakresie marketingu bezpośredniego na podstawie przysługującego nam prawa wynikającego z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane będę przetwarzane do momentu wniesienia przez Pani/Pana sprzeciwu i uznania przez nas jego zasadności.

W zakresie powyższych Pana/Pani danych, odbiorcami zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 9 RODO mogą być:

  1. podmiotom realizującym wsparcie techniczne w zakresie obsługi informatycznej Unima 2000,
  2. podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji wsparcia organizacyjnego,
  3. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
  4. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

OSOBY KONTAKTUJĄCE SIĘ ZA POŚREDNICTWEM FORMULARZY INTERNETOWYCH

Dane osobowe osób kontaktujących się poprzez zamieszczony na stronie internetowej formularz kontaktowy przetwarzane będą w celu obsługi dokonanego przez Pana/Panią zapytania oraz udzielenia na nie należytej odpowiedzi wyłącznie na podstawie udzielonej zgody, za którą uważa się wystosowane do nas zapytanie. Okres przechowywania uzależniony jest od treści skierowanego do nas zapytania. W przypadku nawiązania współpracy przetwarzanie realizowane będzie zgodnie z celem i czasem określonym dla Partnerów Biznesowym lub ich przedstawiciel.

W zakresie powyższych Pana/Pani danych odbiorcami zgodnie z definicją zawartą w myśl art. 4 pkt 9 RODO mogą być:

  1. podmiotom realizującym wsparcie techniczne w zakresie obsługi informatycznej Unima 2000,
  2. podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji wsparcia organizacyjnego,
  3. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

KANDYDACI DO PRACY

Dane osobowe osób zgłaszających swój akces w realizowanych przez Unima 2000 procesach rekrutacji w zakresie danych obejmujących imię (imion) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia realizowane jest na podstawie przepisów prawa Kodeksu Pracy.

W pozostałym zakresie danych przesłanych przez kandydata wyłącznie na podstawie jego zgody. Przetwarzanie tych danych osobowych następuje do procesu rekrutacji, skutkującego przyjęciem lub odmową przyjęcia do pracy.

W przypadku wyrażenia przez kandydata do pracy woli uczestnictwa w przyszłych procesach rekrutacyjnych przez okres przechowywania wynosi maksymalnie 1 roku od daty zgłoszenia rekrutacyjnego.

W zakresie powyższych Pana/Pani danych odbiorcami zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 9 RODO mogą być:

  1. podmioty świadczą usługi w zakresie realizacji procesów rekrutacyjnych – portali internetowych świadczących usługi w zakresie ogłoszeń o pracę i możliwości złożenia oferty przez osoby zainteresowane,
  2. podmiotom realizującym wsparcie techniczne w zakresie obsługi informatycznej Unima 2000,
  3. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

INNE DANE POWIERZONE

W zasobach UNIMA 2000 znajdują się, również, inne dane osobowe w stosunku, do których Spółka nie jest Administratorem Danych, ale jako podwykonawcy realizujemy na nich różne zadania związane z wykonaniem ciążących na nas obowiązków i umów. Jako podmiot przetwarzający dane osobowe pozyskane w drodze realizacji umowy przetwarzamy wyłącznie przez czas obowiązywania nas umów oraz ściśle na zasadach w nich opisanych.
W zakresie powyższych Pana/Pani danych odbiorcami zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 9 RODO mogą być:

  1. podmiotom realizującym wsparcie techniczne w zakresie obsługi informatycznej Unima 2000,
  2. podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji wsparcia organizacyjnego,
  3. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

PRAWA OSÓB W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Na każdym etapie przetwarzania przez UNIMA 2000 danych osobowych, mają Państwo prawo do:

  • dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
  • modyfikacji i poprawienia swoich danych,
  • ograniczenia zakresu przetwarzania, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania,
  • całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne,
  • wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);
  • przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową
  • wniesienie skargi, w przypadku niewłaściwego przetwarzania danych osobowych, do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw osobą, której dane dotyczą zobowiązania jest do złożenia wniosku o realizację swoich praw. Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany będzie indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych i wynikających z nich tytułów okresów przechowywania Państwa danych osobowych.

Państwa wniosek realizowany będzie bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania. Niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat. Niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować wniosku zostaniecie Państwo o tym fakcie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnione do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do określenia przez nas sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.

Ponadto informujemy, że obecnie Państwa dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE), nie podlegają procesom zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowaniu.

Powyższe informacje realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej Polityce, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

WYCOFYWANIE ZGÓD MARKETINGOWYCH

Osobie której dane dotyczą przysługuje prawo wycofania udzielonych zgód marketingowych w każdym czasie poprzez kontakt z działem marketingu Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. (telefonicznie: 12 298 05 74 lub mailowo: marketing@unima2000.pl lub za pomocą formularza znajdującego się na stronie: Wycofanie zgód marketingowych.

Zapytania, jak i żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych w świetle przepisów RODO można kierować, również, bezpośrednio na adres:iod@unima2000.pl