Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Informacja w zakresie przetwarzania danych osobowych przez
Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A.

Mając na uwadze zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. (zwaną Unima 2000, Spółka) realizuje ciągły proces doskonalenia zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych zarówno w ramach systemów informatycznych, rozwiązań organizacyjnych,
jak i bezpieczeństwa fizycznego.

Stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Jako administratorem danych osobowych zgromadzonych w systemach informatycznych i poza systemami Spółka UNIMA 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. z siedzibą w Krakowie ( 31-866) przy ul. Skarżyńskiego 14 /zwanym Unima 2000/ Spółka zarejestrowana przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego numer KRS 0000218370 Kapitał Zakładowy w kwocie 2 735 500 złotych opłacony w całości,

Informuje wszystkich swoich partnerów biznesowych, przedstawicieli partnerów biznesowych niezależnie od formy prawnej firmy realizującej szeroko pojętą współpracę i inne osoby, które w świetle obowiązujących przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR) są osobami fizycznymi o celach, zakresach, kryteriach i czasie przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących im prawach. Informacja na zastosowanie do danych otrzymywanych w zakresie prowadzonych działań zakupowych, sprzedażowych, marketingowych /w tym ankiety marketingowych, formularze elektroniczne, informacji zebranych na konferencjach, szkoleniach/.

Zapytania oraz żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo kierować:

listownie na adres : Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. ul. Skarżyńskiego 14, 31-866 Kraków
telefonicznie: +48 12 2980500
e-mailowo: kontakt@unima2000.pl,

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych :
e-mailowo: iod@unima2000.pl, telefon: +48 12 2980500

ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH DLA POSZCZEGÓLNYCH GRUP (kliknij aby rozwinąć)

PARTNERZY BIZNESOWI

CEL PRZETWARZANIA: realizacja umowy lub współpracy
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. B
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : do momentu rozwiązania łączącej obie strony umowy, rozliczenia wzajemnych zobowiązań oraz przez okres przedawnienia właściwy dla rodzaju zawartej umowy
KONSEKWENCJE NIEPODANIA DANYCH: podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia umowy, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak realizacji współpracy

CEL PRZETWARZANIA: realizacja obowiązków rozliczeniowych i archiwizacyjnych wynikających z przepisów prawa
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. C
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : zgodnie przepisów prawa podatkowych, nie mniej niż 5 lat liczonych od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym dokumentacja taka została utworzona

CEL PRZETWARZANIA: realizacja działań marketingu bezpośredniego, w tym umocnienie wzajemnych relacji biznesowej, promocja produktów i usług, organizacja konferencji, szkoleń i innych aktywności
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. F
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : realizowany w oparciu o uzasadniony interes realizowany przez Unima 2000 do momentu wniesienia sprzeciwu

CEL PRZETWARZANIA: ocena wiarygodności płatniczej w związku z zawarciem i wykonaniem umowy lub wiążącej nas współpracy i realizowanych procesach windykacyjnych (o ile zajdzie taka potrzeba)
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. F
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH: zgodnie z okresem do wygaśnięcia roszczeń z tytułu realizacji współpracy i okresu przedawnienia

CEL PRZETWARZANIA: ochrona osób i mienia (w przypadku wizyty bezpośredniej w siedzibie Unima 2000)
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. F /wejście o obszar objęty monitoringiem wizyjnym/
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : maksymalnie przez okres jednego miesiąca lub do czasu zapisania dysku

W zakresie powyższych Pana/Pani danych odbiorcami zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 9 RODO mogą być:

  1. podmiotom realizującym wsparcie techniczne w zakresie obsługi informatycznej Unima 2000,
  2. podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji wsparcia organizacyjnego,
  3. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
  4. podmiotom związanym z organizacją konferencji, szkoleń etc. tj. hotelom, drukarniom, prelegentom ( dotyczy uczestników tego typu realizacji),
  5. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
  6. W zakresie danych monitoringu wizyjnego przekazywane będą wyłącznie organom publicznym w ramach konkretnego postępowania, dodatkowo w ramach realizowanych świadczeń służby ochrony obiektu mają dostęp wyłącznie w zakresie podglądu obrazu, w czasie rzeczywistym na monitorach, na stanowisku Portiera.

W zakresie danych monitoringu wizyjnego przekazywane będą wyłącznie organom publicznym w ramach konkretnego postępowania, dodatkowo w ramach realizowanych świadczeń służby ochrony obiektu mają dostęp wyłącznie w zakresie podglądu obrazu, w czasie rzeczywistym na monitorach, na stanowisku Portiera.

PRZEDSTAWICIELE PARTNERÓW BIZNESOWYCH

Dane osobowe zostały nam udostępnione przez naszych partnerów biznesowych w ramach realizowanych kontraktów lub zawartych porozumień, gdzie Pan/Pani jest pracownikiem lub przedstawicielem.

Przetwarzanie danych obejmuje imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, numery telefonów służbowych, służbowy adres e-mail, nazwę pracodawcy, adresu miejsca zatrudnienia.

CEL PRZETWARZANIA: realizacja statutowych celów biznesowych Unima 2000
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. F
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : realizowany w oparciu o uzasadniony interes realizowany przez Unima 2000 do momentu wniesienia sprzeciwu

CEL PRZETWARZANIA: realizacja działań marketingu bezpośredniego, w tym umocnienie wzajemnych relacji biznesowej, promocja produktów i usług, organizacja konferencji, szkoleń i innych aktywności
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. F
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : realizowany w oparciu o uzasadniony interes realizowany przez Unima 2000 do momentu wniesienia sprzeciwu

CEL PRZETWARZANIA: ochrona osób i mienia (w przypadku wizyty bezpośredniej w siedzibie Unima 2000)
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. F /wejście o obszar objęty monitoringiem wizyjnym/
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : maksymalnie przez okres jednego miesiąca lub do czasu zapisania dysku

W zakresie powyższych Pana/Pani danych odbiorcami zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 9 RODO mogą być:

  1. podmiotom realizującym wsparcie techniczne w zakresie obsługi informatycznej Unima 2000,
  2. podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji wsparcia organizacyjnego,
  3. podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
  4. podmiotom związanym z organizacją konferencji, szkoleń etc. tj. hotelom, drukarniom, prelegentom ( dotyczy uczestników tego typu realizacji),
  5. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W przypadku udziału w konferencjach, szkoleniach dane mogą być udostępnione hotelom, prelegentom i innym podmiotom mających bezpośredni udział w organizacji wydarzenia.

W zakresie danych monitoringu wizyjnego przekazywane będą wyłącznie organom publicznym w ramach konkretnego postępowania, dodatkowo w ramach realizowanych świadczeń służby ochrony obiektu mają dostęp wyłącznie w zakresie podglądu obrazu, w czasie rzeczywistym na monitorach, na stanowisku Portiera.

OSOBY KONTAKTUJĄCE SIĘ Z WYKORZYSTANIEM ELEKTRONICZNYCH LUB TRADYCYJNYCH KANAŁÓW KOMUNIKACJI

CEL PRZETWARZANIA: obsługi dokonanego przez Pana/Panią zapytania oraz udzielenia na nie należytej odpowiedzi
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. A /wystosowane zapytanie/
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : do czasu cofnięcia zgody, która może być cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody

CEL PRZETWARZANIA: realizacja działań marketingu bezpośredniego, w tym umocnienie wzajemnych relacji biznesowej, promocja produktów i usług, organizacja konferencji, szkoleń
i innych aktywności
PODSTAWA PRAWNA: art. 6. pkt 1. lit. A /oznaczenie checkbox/
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH : do czasu cofnięcia zgody, która może być cofnięta w każdym czasie, jednak jej cofnięcie nie wpływa na legalność przetwarzania przed cofnięciem zgody

W zakresie powyższych Pana/Pani danych odbiorcami zgodnie z definicją zawartą w myśl art. 4 pkt 9 RODO mogą być:

  1. podmiotom realizującym wsparcie techniczne w zakresie obsługi informatycznej Unima 2000,
  2. podmiotom świadczącym dla Spółki usługi niezbędne do realizacji wsparcia organizacyjnego,
  3. podmiotom związanym z organizacją konferencji, szkoleń etc. tj. hotelom, drukarniom, prelegentom ( dotyczy uczestników tego typu realizacji)
  4. podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

ŹRÓDŁA POZYSKIWANIA DANYCH I KATEROGIE DANYCH

Dane osobowe zawarte w zasobach Unima 2000 pochodzą:

  • bezpośrednio od osoby, której dane dotyczy gromadzone są poprzez informacje bezpośrednie, formularze elektroniczne, ankiety lub w innym sposób podczas konferencji, szkoleń;
  • z innych źródeł (za pośrednictwem innych osób lub rejestrów ogólnie dostępnych) od partnerów biznesowych w zakresie ich pracowników lub innego podmiotu, z którym ta osoba współpracuje.

Podstawowe dane osobowe obejmują w szczególności dane kontaktowe takie jak: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, numer telefonu, adres e-mail.

PRAWA OSÓB W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Na każdym etapie przetwarzania przez UNIMA 2000 danych osobowych, mają Państwo prawo do:

  • dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
  • modyfikacji i poprawienia swoich danych,
  • ograniczenia zakresu przetwarzania, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania,
  • całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne,
  • wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);
  • przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową
  • wniesienie skargi, w przypadku niewłaściwego przetwarzania danych osobowych, do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji powyższych praw osobą, której dane dotyczą zobowiązania jest do złożenia wniosku o realizację swoich praw. Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany będzie indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych i wynikających z nich tytułów okresów przechowywania Państwa danych osobowych.

Państwa wniosek realizowany będzie bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania. Niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat. Niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować wniosku zostaniecie Państwo o tym fakcie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnione do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do określenia przez nas sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.

KONSEKWENCJE NIEPODANIA DANYCH

Dane zbierane w ramach działań zakupowych, sprzedażowych lub marketingowych – podanie danych jest dobrowolne, jednakże z przypadku ich nie podania może być brak możliwości nawiązania z Panią/em kontaktu w przyszłości.

Dane osób, które są stroną umowy/zamówienia – podanie danych wynika z obowiązków prawnych i jest warunkiem zawarcia/realizacji umowy.

Dane podane w formularzu kontaktowym – podanie danych jest dobrowolne, jednak ich nie podanie wskazanych jako wymagane ( zaznaczone *) skutkują brakiem możliwości wysłania formularza, a w konsekwencji brakiem uzyskania odpowiedzi na zadane pytanie, kontaktu ze strony Unima 2000 zainicjowane, otrzymania informacji handlowych lub marketingowych.

Powyższe informacje realizują obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej Polityce, zawsze w celu poprawy jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

WYCOFYWANIE ZGÓD MARKETINGOWYCH

Osobie której dane dotyczą przysługuje prawo wycofania udzielonych zgód marketingowych w każdym czasie poprzez kontakt z działem marketingu Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. (telefonicznie: 12 298 05 74 lub mailowo: marketing@unima2000.pl lub za pomocą formularza znajdującego się na stronie: Wycofanie zgód marketingowych.

Zapytania, jak i żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych w świetle przepisów RODO można kierować, również, bezpośrednio na adres: iod@unima2000.pl