Case Study: wdrożenie systemu zarządzania procesami w branży Retail

Wdrożenie wykonano w przedsiębiorstwie branży Retail posiadającym rozbudowaną sieć sklepów detalicznych. Wdrożenie dotyczyło obiektów, zlokalizowanych na terenie Polski.

OPIS PRZYPADKU

Inwestor nie posiadał systemu informatycznego optymalizującego naprawy serwisowe, nadzór nad dokumentacją posiadanej infrastruktury technicznej oraz inwentaryzacją środków trwałych. Organizacja prac serwisowych odbywała się z wykorzystaniem systemu papierowych zleceń, notatek wysyłanych za pomocą poczty elektronicznej i zamówień telefonicznych. Trudności w przestrzeganiu procedur serwisowych generowały duże koszty i zwiększały czas przestojów w pracy związanych z oczekiwaniem na podjęcie interwencji.

Ze względu na brak scentralizowanej bazy niejednokrotnie prowadzono odpłatne naprawy sprzętu, który posiadał jeszcze ochronę gwarancyjną lub zlecano naprawy w niewłaściwych placówkach serwisowych. Nie było możliwe szybkie zgłoszenie konieczności naprawy, określenie czasu jej trwania oraz szacowanie długości przestojów. Dodatkowy problem stanowiła trudność z rozliczaniem kosztów interwencji serwisowych. Inwestor upatrywał możliwości dużych oszczędności w tym zakresie. Po konsultacji z firmą Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. Inwestor zdecydował się na wdrożenie systemu opartego na platformie do zarządzania procesami biznesowymi Axxerion.

OSZCZĘDNOŚCI NA ETAPIE WDROŻENIA

Axxerion
Unima 2000 Systemy Teleinformatyczne S.A. wdrożyła system do zarządzania procesami biznesowymi Axxerion. Największą zaletą systemu jest duża elastyczność i łatwość adaptacji. System pracuje jako rozwiązanie dostępne w chmurze (w tzw. modelu SaaS – System As A Service). Oznacza to, że dostęp do systemu jest możliwy za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej na komputerze lub nawet na smartfonie. Ma to kluczowe znaczenie w przypadku rozbudowanej sieci małych punków handlowych.

Aby korzystać z systemu nie są konieczne inwestycje w sprzęt oraz zakup kosztownych licencji oprogramowania. Unima 2000 konfiguruje system pod potrzeby konkretnego klienta i oferuje licencje dostępowe. Inwestor ponosi wyłącznie koszty personalizacji systemu oraz abonament za licencje użytkowników.

Kierownicy poszczególnych placówek mogą zgłaszać awarie, zapotrzebowanie na materiały eksploatacyjne lub zarządzać systemem nawet za pomocą smartfonów lub typowych komputerów biurowych. Wraz ze wzrostem lub zmniejszeniem potrzeb (np. otwarciem lub zamknięciem kolejnych placówek) inwestor opłaca lub przestaje opłacać dodatkowe licencje użytkowników.

Model działania SaaS przyniósł Inwestorowi ogromne oszczędności już na początkowym etapie wdrożenia. W porównaniu do rozwiązań konkurencyjnych, uniknięto kosztów instalacji oprogramowania na komputerach zlokalizowanych w placówkach handlowych i związanych z tym przestojów w pracy. Uniknięto też konieczności wymiany starszego sprzętu komputerowego na nowy, odpowiadający wymaganym oprogramowania zainstalowanego „on premise”.

Duże oszczędności finansowe i wysoka elastyczność systemu Axxerion pozwoliła Inwestorowi na inne spojrzenie na proces wdrożenia. Inwestor odszedł od zasady „jak dostosować gotowy system do własnych potrzeb” i skupił się na analizie „jak powinny wyglądać procedury w przedsiębiorstwie”. Zoptymalizowane procedury były następnie wprowadzane do systemu. W przypadku konieczności ich późniejszej modyfikacji zmiany są dokonywane w jednym miejscu i widoczne natychmiast we wszystkich placówkach.

ZASADA DZIAŁANIA SYTEMU

Axxerion wspiera przetwarzanie zgłoszeń serwisowych, przeglądów, konserwacji i zużycia materiałów eksploatacyjnych. Wspiera zarządzanie środkami trwałymi. Dzięki precyzyjnie skonfigurowanym workflows, system jest w stanie określić, jaki rodzaj zgłoszenia został wysłany, gdzie i kto jest odpowiedzialny za jego realizację oraz czy poziom usługi jest zgodny z przyjętymi wymaganiami. Zamiast centralnie zarządzanych zadań, zgłoszeń ad hoc, system Axxerion pozwala na przetwarzanie zgłoszenia krok po kroku z wykorzystaniem zdefiniowanego workflow.

W systemie Axxerion odzwierciedlone zostały wszystkie placówki handlowe Inwestora wraz z danymi teleadresowymi, kontaktami do kierowników sklepów, podziałem na regiony i przypisaniem do odpowiednich managerów regionalnych. Zdefiniowani zostali podwykonawcy oraz branże, w ramach których świadczą usługi. Dostęp do systemu posiadają wszystkie sklepy Inwestora, managerowie regionalni oraz firmy podwykonawcze.

Inwestor posiada jedną licencję Administratora, kilkadziesiąt licencji „pełnego dostępu” oraz ponad 200 licencji niższego szczebla, umożliwiających zgłaszanie usterek i powiadomień. Zgłaszanie usterek i powiadomień może odbywać się na smartfonach lub komputerach z dostępem do internetu.

Inwestor wyodrębnił kilka rodzajów zgłoszeń serwisowych:

Zgłoszenie awaryjne

  • czas realizacji do kilku godzin od wpisania zgłoszenia przez sklep
  • Zgłoszenie trafia bezpośrednio do firmy serwisowej,
  • Nie jest wymagana akceptacja managera wyższego szczebla

Interwencja ekspresowa

  • czas realizacji do kilku dni od akceptacji managera
  • wymagana akceptacja managera wyższego szczebla

Interwencja zwykła

  • czas realizacji do kilkunastu dni od akceptacji managera
  • wymagana akceptacja managera wyższego szczebla

Zgłoszenie modernizacyjne

  • czas realizacji do kilkudziesięciu dni od akceptacji managera
  • po zgłoszeniu przygotowywana jest wycena modernizacji
  • wycena jest akceptowana przez managera
  • w przypadku gdy wycena przekracza zapisaną w systemie kwotę, akceptacja musi zostać udzielona przez managera wyższego szczebla

Personel zarządzający i kierowniczy może wyświetlać szczegóły istotnych zleceń i śledzić aktualny stan opracowania zlecenia na schemacie. Odbiorca zadania może otrzymywać automatycznie wiadomości mailowe o statusie zadania. Może wyświetlać listę przypisanych do niego zadań będących jeszcze w toku. Pracownicy odpowiedzialni za realizację konkretnych działań, posiadają w systemie spersonalizowaną listę zadań. Otrzymują również dodatkowe e-maile przypominające o zadaniach, które wymagają akceptacji i zawierają link do zadania w systemie. System przypisuje zadania automatycznie do określonych grup użytkowników.

Do fazy procesu pracy workflow podpięte są „triggery“ z wyznaczoną ramą czasową i w ten sposób czynnie prowadzą działania zmierzające do tego, aby proces przebiegał w określonych ramach czasowych. Stan zgłoszeń widnieje w formie zestawień, formularza, ale również prezentowany jest w formie graficznego workflow. Każdy etap workflow monitowany przez e-mail lub sms, dzięki czemu następuje zmiana jego statusu, gdy jest przekazywany do odpowiednich osób poprzez automatycznie wygenerowany e-mail.

Axxerion optymalizuje podział prac, sprawiając że praca poszczególnych osób staje się najbardziej efektywna. Działanie takie przynosi znaczne oszczędności i wpływa na poprawę komfortu pracy pracowników zaangażowanych w proces.

ŚRODKI TRWAŁE

W systemie Axxerion zdefiniowane zostały kartoteki środków trwałych, przypisane do poszczególnych sklepów. Moduł Zarządzania środkami trwałymi pozwala na zarządzanie stanem wyposażeniem sklepów takim jak np.: urządzenia, klimatyzatory, wyposażenie, komputery, meble itp. Istnieje możliwość pogrupowania wyposażenia w logiczne kategorie.

Firmy serwisowe i wskazani pracownicy posiadają wgląd do powyższych kartotek i mogą weryfikować parametry techniczne poszczególnych urządzeń w danym sklepie. Możliwe jest planowanie i monitorowanie przeglądów konserwacyjnych oraz śledzenie okresów gwarancyjnych tak, aby uniknąć ponoszenia dodatkowych kosztów. Raporty zawierające zestawienia wykonanych i niewykonanych prac mogą być cyklicznie dostarczane do osób nadzorujących.

ROZLICZANIE KOSZTÓW

Firmy które wdrożyły system Axxerion proszone o wskazanie największych zalet rozwiązania, zgodnie twierdzą, że otrzymałty narzędzie porządkujące i upraszczające procesy w firmie oraz pozwalające na rzetelne rozliczanie kosztów prowadzonych działań. Podobie było w opisywanym przypadku. Firmy serwisowe współpracujące z inwestorem przypisują koszty do każdej podjętej interwencji. Koszty są akceptowane są przez managerów Inwestora. System generuje raporty końcowe w formie szczegółowych zestawień oraz podsumowań okresowych.

Axxerion pozwala to szczegółowe monitorowanie wydatków i opłacanie wyłącznie wykonanych prac serwisowych. Generuje to duże oszczędności i znacznie podnosi opłacalność inwestycji.

BEZPIECZEŃSTWO I PROSTOTA PRACY

Platforma Axxerion wdrożona u Inwestora pracuje w stabilnym i bezpiecznym środowisku. Klient nie musi się zajmować się administrowaniem systemem, tworzeniem kopii zapasowych (backup danych) oraz zagadnieniami związanymi z bezpieczeństwem IT.

Producent systemu Axxerion w szczególny sposób dba o kwestie bezpieczeństwa. Potwierdzeniem tego są uzyskane certyfikaty dotyczące jakości i bezpieczeństwa:

  • Firma Axxerion zapewnia szczegółowe i obiektywne gwarancje dotyczące usług zgodnie z Międzynarodowym Standardem Usług Atestacyjnych zdefiniowanych przez Międzynarodową
  • Radę Standardów Rachunkowości (IAASB), będącą częścią Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC).
  • Wdrożony w firmie Axxerion system zarządzania bezpieczeństwem informacji potwierdzony certyfikatem ISO 27001 stanowi gwarancję zachowania poufności danych Klientów.
  • System zarządzania w firmie Axxerion odpowiada międzynarodowym normom w zakresie bezpieczeństwa IT i podlega ciągłemu doskonaleniu.
  • System Axxerion jest tworzony i rozwijany w rygorach normy zarządzania jakością ISO 9001:2015

PODSUMOWANIE

Wdrożenie systemu Axxerion spełniło oczekiwania Inwestora. Planowane jest zastosowanie systemu Axxerion w celu nadzoru i optymalizacji innych obszarów działania Inwestora.



Jak uzyskać ofertę:

Jak uzyskać wycenę Unima 2000

Skontaktuj się z naszym przedstawicielem:

Podaj Twój numer telefonu - oddzwonimy

Podaj Twoje imię i nazwisko

Podaj nazwę Twojej firmy

Wyrażam zgodę na:

 Przetwarzanie moich danych osobowych *

Zobacz treść

Otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną *

Zobacz treść

Otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną

Zobacz treść

Używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych *

Zobacz treść

* Wyrażenie powyższych zgód jest dobrowolne lecz jest niezbędne, żebyśmy mogli się z Tobą kontaktować i odpowiedzieć na Twoje pytanie.

Wyrażone zgody można wycofać w każdym czasie, np. klikając tutaj: Cofam zgody

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Polityka prywatności

Magdalena Pisarczyk

Magdalena Pisarczyk
Dyrektor ds. Projektów Informatycznych
D +48 12 2980 520
M +48 601 416 600

kontakt Unima 2000 SA